Wie hat eine korrekte Wirtshaus-Rechnung auszusehen?

Im Bereich Umsatzsteuer gelten auch für Rechnungen über Bewirtungskosten die einschlägigen Regelungen des Umsatzsteuergesetzes.

17.05.2004 Das Einhalten dieser gesetzlichen Bestimmungen ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug des Empfängers der Lieferung oder sonstigen Leistung. Die Wirtschaftskammer Oberösterreich hat auf ihrer Homepage die Kriterien beschrieben, die eine buchhaltungsgerechte Bewirtungs-Rechnung ausmachen. Grundsätzlich hat eine umsatzsteuerlich korrekte Rechnung folgende Angaben zu enthalten:

• Ausstellungsdatum,

• Fortlaufende Nummer,

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,

• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID-Nummer) des liefernden oder leistenden Unternehmers,

• Name und Anschrift des Empfängers der Lieferung oder sonstigen Leistung,

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände oder Art und Umfang der sonstigen Leistung,

• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung,

• Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung und der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese,

• den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag.

Geringere Formalitäten bei kleineren Beträgen

Bei Kleinbetragsrechnungen deren Gesamtbetrag 150 € brutto nicht übersteigt, sind von Gesetzes wegen folgende Angaben ausreichend:

• Ausstellungsdatum,

• Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers,

• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung,

• Tag oder Zeitraum der Lieferung oder sonstigen Leistung,

• Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe,

• der anzuwendende Umsatzsteuersatz bzw. im Falle einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf diese.

Kein Sammelbegriff „Speisen und Getränke“

Das Rechnungskriterium Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände ist durch das Anführen bloßer Sammelbegriffe oder Gattungsbezeichnungen wie „Speisen und Getränke“ nicht erfüllt. Im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist vielmehr eine den tatsächlichen Gegebenheiten entsprechende Bezeichnung wie beispielsweise „ein Schnitzel und ein Mineralwasser“ erforderlich.

Getrennte Steuersätze

Bei Rechnungen über Bewirtungskosten ist zu beachten, dass unabhängig von der Höhe des Rechnungsbetrages die Trennung der Entgelte nach Steuersätzen vorzunehmen ist, wenn die gelieferten Gegenstände oder ausgeführten sonstigen Leistungen unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen unterliegen, wie es bei Speisen und Getränken zumeist der Fall ist. Dies ist nötig, damit der dem Empfänger der Lieferung oder sonstigen Leistung zustehende Vorsteuerbetrag errechnet werden kann.

Nachweispflicht für Geschäftsanbahnung

Dem Steuerpflichtigen muss die Nennung des Empfängers der als Betriebsausgabe geltend gemachten Zahlung möglich sein. Im Falle der gewinnmindernden Geltendmachung von Bewirtungskosten für eine Geschäftsanbahnung muss der Steuerpflichtige in der Lage sein nachzuweisen, welches konkrete Rechtsgeschäft im Rahmen der Bewirtung zu welchem Zeitpunkt tatsächlich abgeschlossen oder im Einzelfall ernsthaft angestrebt wurde.